DEFINICION Y CASO PRACTICO

TRABAJO EN EQUIPO 

El trabajo en equipo es un tipo de labores o actividades específicas que se realizan entre al menos dos personas, o bien pueden ser más (más de dos). Para que el trabajo en equipo sea exitoso, se desarrolle de manera correcta y adecuada y en definitiva, se llegue a las metas y objetivos que se han propuesto los integrantes del equipo, debe existir una serie de actitudes por parte de las personas que participan de él.

Por ejemplo, es importante que todos conozcan los objetivos a los cuales se pretende llegar a partir de dicho trabajo, el rol de cada uno dentro del equipo y cuáles son las actividades y acciones que les corresponde realizar de acuerdo a dicho rol, conocer a sus supervisores o a quienes deben supervisar, cumplir con los tiempos dados para realizar cada actividad o acción, entre otros.

En principio, es muy importante identificar y diferenciar qué es un equipo y qué es un grupo, porque muchas veces suelen confundirse o utilizarse ambos términos como si fuesen sinónimos, y la verdad, es que no lo son. Un grupo es un conjunto de personas que comparten una o más características, pero que pueden o no conocerse entre sí o tener intereses comunes.

El trabajo en equipo brinda grandes fortalezas: integra los esfuerzos individuales, aprovecha las capacidades diversas de cada integrante, divide el trabajo con funciones específicas y logra resultados plurales. 

• No significa trabajar juntos. 

• Ni que varias personas desarrollen trabajo del mismo tipo. 

• Ni trabajar al mismo tiempo o en el mismo lugar. 

Es un grupo de personas que trabaja y pretende alcanzar un objetivo en común (están de acuerdo con él), mediante la integración e interacción de sus miembros y de un trabajo altamente coordinado. 

CASO PRACTICO. EQUIPOS DE ALTO DESEMPEÑO

CASO: PARADIGMAS DEL CAMBIO

Hace seis meses, Marcos, un analista de sistemas con ocho años de experiencia, asumió el puesto de gerente en el departamento de administración de información. Hoy recibió a de director, Carlos, la primera evaluación de su desempeño administrativo.

Ya de regreso en su escritorio, Marcos releyó el sumario escrito de su desempeño. Su grupo alcanzo la mayoría de los objetivos técnicos para el periodo, pero sólo marginalmente. En particular, Marcos estaba muy desilusionado acerca de su puntuación baja en "desarrollo de trabajo en equipo de alto desempeño".

Durante la reunión, Carlos recordó a Marcos la gran importancia que el trabajo en equipo tenía para la compañía. El año pasado, el presidente había anunciado su nueva visión para el negocio: "Una organización de equipo de alto desempeño orientada al cliente, dotada por equipos de alta participación y asociaciones ganadoras".

No había que negar los hechos: las observaciones, comentarios y ejemplos de mal trabajo en equipo lo decían todo. Marcos tenía que "apretar las tuercas" por allí durante los próximos seis meses. Por fortuna, Carlos estaba dispuesto a trabajar con él para elaborar juntos un plan de mejoramiento de desempeño.

Acordaron que Marcos revisaría el informe y haría recomendaciones sólidas para mejorar el trabajo en equipo. También Carlos trataría de encontrar algunas ideas. Entonces, en una semana, se volverían a reunir y acordarían un plan de mejoramiento de desempeño para el grupo de Marcos.

Marcos se sentó pensativo mientras releía la evaluación negativa que de su grupo de trabajo había hecho Carlos:

• Hay poca o ninguna comprensión compartida sobre las metas, problemas o procesos.
• Se muestra muy poca preocupación por las opiniones o sentimientos de otras personas.
• Los integrantes tienden a confinarse a sus propios trabajos.
• La gente no se apoya entre sí con la información, recursos o asistencia que se necesite.
• El liderazgo del grupo está dominado por el gerente.
• El grupo tiene una moral y cohesión muy bajas.
• No hay ningún sentido de identidad de equipo o de orgullo.
• No se proporcionan actividades de desarrollo de equipo.

2 - Análisis del caso:

Las mejores empresas del mundo han descubierto la ventaja del trabajo en equipo y están modificando rápidamente su enfoque al trabajo y la administración. La preocupación por la jerarquía y la burocracia está dando paso a una concentración en los clientes y el trabajo en equipo.

Para satisfacer los requerimientos del nuevo ambiente de equipo orientado al cliente, los gerentes deben convertirse en desarrolladores efectivos de equipo y en líderes de equipo, capaces de transformar grupos de individuos en equipos de alto desempeño, concentrados y dinámicos.

Carlos, su director, le ha recordado a Marcos la importancia de trabajar en equipo. Los ejemplos de mal trabajo en equipo que le han dado durante su primera revisión de desempeño son claramente comportamientos inaceptables que limitan el potencial de su grupo de trabajo para desempeñarse en niveles óptimos.

Afortunadamente, Carlos en un líder de equipo y entrenador inteligente que está dispuesto a trabajar unido a Marcos para ayudar a transformar las cosas. Si Marcos arma un plan de mejoramiento de desempeño sólido para acrecentar el trabajo en equipo y lo lleva a la práctica con entusiasmo, el pronóstico para mejorar la dinámica y los resultados del equipo en este grupo de trabajo será excelente.

3 - Herramientas de acción:

Para desarrollar un ambiente de equipo de alto desempeño, considere las siguientes herramientas de acción:

Reclute y contrate personas con habilidades de "alta tecnología" y "tacto elevado". Recuerde, la capacidad técnica sin la habilidad para saber ser parte de un equipo y asociarse con otras personas puede convertirse muy pronto en una desventaja para su departamento. Proporcione capacitación formal de equipo a todo su grupo -incluyendo a usted mismo- acerca de cómo crear un equipo de alto desempeño y cómo operar como un líder y miembro de equipo eficaz en un régimen cotidiano. Proporcione expectativas y prioridades claras para el trabajo en equipo y haga que cada empleado sea personalmente responsable por demostrar comportamiento de equipo durante las actividades laborales cotidianas. Si se desempeñan bien, reconózcalos. Si no cumplen con las expectativas, proporcione asesoramiento inmediato y honesto. Dé a los empleados un sentido de propiedad departamental al compartir con ellos sus metas de grupo, tales como producción, calidad, costos, seguridad, calendarización y mejoramientos. Haga que trabajen con usted verificando el progreso departamental. Hágalos que participen en actividades de solución de problemas. Cuando el progreso del equipo sea obstaculizado, forme equipos de mejoramiento de diferentes departamentos para abordar esas situaciones. Cuando experimenten dificultades en sus trabajos, use una parte de las reuniones de equipo para hacer que los miembros del equipo ofrezcan ayuda a los compañeros que la necesiten. Aliéntelos a compartir el liderazgo del grupo. Esto se puede hacer al pedir ayuda en la dirección de las reuniones de equipo regulares y también al solicitar a los líderes de equipo que coordinen proyectos de mejoramiento que abarquen a todo el departamento. Manténgalos completamente informados acerca de todos los aspectos del departamento, incluyendo planes, procesos, resultados y problemas; requerimientos y retroalimentación de los clientes; relaciones con otros departamentos; nuevas estrategias y enfoques de administración; y el estado del negocio en su totalidad. Aliéntelos a desarrollar un "código de conducta" de equipo para actuar apropiadamente como un equipo. Tal código de "lo que se debe hacer" y "lo que no se debe hacer" -si los mismos empleados lo crean y sancionan- es una herramienta grandiosa para mantener la conducta profesional de equipo. Ayude a los empleados a entender y respaldar a todo el sistema de equipo al instituir capacitación cruzada apropiada y al proporcionar oportunidades de habilidades múltiples.

EQUIPOS DE TRABAJO

QUE ES UN EQUIPO DE TRABAJO?

Un equipo de trabajo es un grupo de personas organizadas, que trabajan juntas para lograr una meta.

Un equipo de trabajo pretende alcanzar unas metas comunes. El equipo se forma con la convicción de que las metas propuestas pueden ser conseguidas poniendo en juego los conocimientos, capacidades, habilidades, información y, en general, las competencias, de las distintas personas que lo integran. El término que se asocia con esta combinación de conocimientos, talentos y habilidades de los miembros del equipo en un esfuerzo común, es SINERGIA.

Sinergia significa que el resultado alcanzado por el trabajo de varias personas es superior a la simple suma de las aportaciones de cada una de ellas. Este es el objetivo del trabajo en equipo. Tras la discusión en el equipo de trabajo, cada componente puede aportar un conocimiento, por ejemplo, del que no disponen los demás. Igualmente, el resto puede tener ciertos conocimientos importantes de los que carecen los otros miembros. Cada uno pone a disposición de los otros sus conocimientos (habilidades y capacidades en general) y, tras un diálogo abierto se ayudan mutuamente hasta alcanzar una comprensión más nítida de la naturaleza del problema y de su solución más eficaz.

Alcanzar esta sinergia es un objetivo fundamental de un equipo de trabajo. No puede implementarse mediante una orden ni aparece por sí sola. Solamente aparece cuando al interés por el resultado del equipo se suma la confianza y el apoyo mutuo de sus miembros.

¿Qué hace a un equipo de trabajo diferente a un grupo de trabajo? ¿Se tiene un equipo de trabajo solamente porque un grupo de personas trabajan juntas para conseguir algo? Hay grupos que no son en realidad un equipo de trabajo (y tal vez no necesiten serlo) porque no poseen una meta común, relaciones duraderas o una necesidad de trabajar de un modo integrado. Por ejemplo, los grupos “ad hoc” pueden ser formados para trabajar en una sola reunión, o en proyectos de corta duración. O los “grupos focalizados” que son reunidos con el sólo propósito de obtener información de entrada para un proyecto, no para que sus participantes trabajen juntos.

Tales grupos no reflejan las características típicamente atribuidas a los equipos. Para que un grupo de personas sea considerado un equipo de trabajo es preciso que se tenga un objetivo común. Y que se pretenda el alcance de la meta cooperando y ayudándose mutuamente. No hay equipo, sin meta compartida.

BENEFICIOS DEL TRABAJO EN EQUIPO

Una de las características de las organizaciones que alcanzan un alto nivel de desempeño es que mantienen participando en equipos de trabajo a un porcentaje de su personal más elevado que aquellas otras que obtienen un rendimiento significativamente más bajo.

Una razón para el mayor éxito de las organizaciones que desarrollan el trabajo en equipo, frente a las que lo hacen de forma poco significativa, está relacionada con los entornos actuales caracterizados por la incertidumbre, la necesidad de adaptarse rápidamente a cambios de todo tipo (tecnológicos, culturales, financieros, sociales, políticos…). Esto exige trabajar con estructuras más ágiles y horizontales donde el equipo de trabajo adquiere un papel central.

Los beneficios que el trabajo en equipo puede ofrecer son incuestionables, y se debe a varios factores.

En primer lugar un grupo de personas, trabajando estructuradamente como un equipo de trabajo, puede alcanzar lo que  hemos denominado sinergia, lo que significa que el resultado global alcanzado por el equipo de trabajo es superior a la suma de los resultados que obtendrían sus componentes trabajando individualmente. Esta sinergia puede darse, bajo ciertas condiciones, tanto en la solución de problemas como en lo que respecta a la toma de decisiones.

Pero hay otra razón que explicaría el éxito de estas organizaciones. Mediante un equipo de trabajo se procura la motivación y el compromiso de los individuos. De hecho, una mayor participación en la toma de decisiones, por ejemplo, aumenta la implicación de los participantes con la decisión adoptada. Es más fácil que los ejecutantes de una decisión pongan más empeño en su realización si ellos mismos han intervenido en la producción de alternativas y en la elección final de la que se acometerá.

La importancia de los equipos de trabajo se puso de manifiesto con la implantación de los círculos de control de calidad, posteriormente llamados círculos de calidad. En 1962 se comienza aplicar el concepto y, para 1964, la Toyota Motor Company implanta y desarrolla estos particulares grupos de trabajo que permitirían a Japón, a la postre, llegar a altos niveles de excelencia en las décadas de los 70 y 80.

Pero aquellos círculos de calidad, en opinión de muchos, se crearon más para motivar al personal que para reducir costes.

Así, tenemos dos razones más que explican la importancia de estructurar equipos de trabajo: el factor motivacional, y de compromiso con la organización que se opera en el personal participante; y la aplicación de las capacidades y habilidades de los individuos, que permite generar sinergia a través del equipo de trabajo.

CONDICIONES PARA EL ÉXITO DEL EQUIPO DE 

TRABAJO

La valoración de los equipos ha ido en aumento hasta el punto de pasar, de una estrategia de motivación y de resolución de problemas, a darles capacidad para tomar decisiones, planificar y conducir los mismos procesos de los que son protagonistas. El hecho es que las modalidades que puede adoptar un equipo de trabajo se han ido ampliando, desde los más conocidos círculos de calidad.

En la actualidad, incluso se habla de “implementación del proceso de equipo” como medio para generalizar, coordinadamente, en la organización esta forma de trabajar. Esta óptica exige la combinación de las distintas modalidades existentes de suerte que comprometa a toda la organización, desde la base operativa, hasta la alta dirección.

Y de hecho el contexto organizacional es fundamental para el éxito de los equipos de trabajo. Así es preciso